Lohnabrechnung Schweiz: Vorlage, Rechner und Beispiel 2026

Die Lohnabrechnung ist das Dokument, an dem Ihre Mitarbeitenden Monat für Monat ablesen, wie aus dem vereinbarten Lohn der Betrag auf dem Konto wird. Für Arbeitgebende ist sie keine Kulanz, sondern Pflicht. Dieser Leitfaden zeigt, was darauf gehört, wie die Abzüge mit den Sätzen 2026 gerechnet werden und an welchen drei Stellen in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet wird. Dazu gibt es eine Excel-Vorlage, ein PDF-Muster und einen Rechner.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine schriftliche Abrechnung ist bei jeder Lohnzahlung geschuldet (Art. 323b Abs. 1 OR). Der Monatsrhythmus steht dagegen in Art. 323 Abs. 1 OR. Beides wird regelmässig verwechselt.
• Die Pflicht ist relativ zwingend. Art. 362 OR nennt sie ausdrücklich, Abreden zum Nachteil der Mitarbeitenden sind nichtig.
• Obligatorische Abzüge 2026: AHV/IV/EO 5,3 %, ALV 1,1 % bis CHF 148’200 Jahreslohn, BVG auf dem koordinierten Lohn, NBU nach Police. Dazu Quellensteuer, wenn die Person quellensteuerpflichtig ist.
• Der BVG-Abzug wird nicht vom Bruttolohn berechnet, sondern vom koordinierten Lohn: Jahreslohn minus CHF 26’460, höchstens CHF 64’260.
• Kinderzulagen sind nicht AHV-pflichtig, zählen aber zum versicherten UVG-Verdienst und zum quellensteuerpflichtigen Bruttoeinkommen. Genau hier entstehen die meisten Fehler.
• Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).

Was das Gesetz verlangt, und was es nicht verlangt

Fast jede Anleitung im Netz schreibt, Art. 323b OR verlange eine monatliche Lohnabrechnung. So steht es im Gesetz nicht. Die beiden Pflichten stehen in zwei verschiedenen Artikeln, und der Unterschied wird dann relevant, wenn nicht monatlich abgerechnet wird.

Art. 323 Abs. 1 OR regelt den Termin: Sind nicht kürzere Fristen oder andere Termine verabredet oder üblich, ist der Lohn Ende jedes Monats auszurichten. Daraus stammt der Monatsrhythmus, den die meisten Betriebe kennen (Art. 323 OR).

Art. 323b Abs. 1 OR regelt das Dokument, und zwar in einem Halbsatz: «dem Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben». Ohne Frist, ohne Formvorschrift, ohne Mindestinhalt. Geschuldet ist die Abrechnung bei jeder Lohnzahlung. Wer wöchentlich oder halbmonatlich auszahlt, schuldet auch wöchentlich oder halbmonatlich eine Abrechnung (Art. 323b OR).

Wegbedingen lässt sich die Pflicht nicht. Die Liste der relativ zwingenden Vorschriften in Art. 362 OR führt ausdrücklich «Artikel 323b: Absatz 1 zweiter Satz (Lohnabrechnung)» auf. Abreden zum Nachteil der Mitarbeitenden sind nichtig. Art. 323b Abs. 2 OR zur Verrechnung mit Gegenforderungen ist nach Art. 361 OR sogar absolut zwingend, also auch zugunsten des Arbeitgebers unabänderlich (Art. 362 OR).

Papier oder PDF

Das Gesetz sagt «schriftlich» und schweigt zum Träger. Eine Papierform schreibt es nicht vor. In der Praxis genügt die elektronische Zustellung, solange die Abrechnung vollständig, lesbar und für die Mitarbeitenden dauerhaft abrufbar ist, etwa als PDF per Mail oder in einem Mitarbeiterportal. Wer trotzdem einen Ausdruck verlangt, bekommt ihn sinnvollerweise: der Streit darüber kostet mehr als das Papier.

Pflichtangaben: was auf die Lohnabrechnung gehört

In der Regel enthält die Lohnabrechnung oben auf der Seite Angaben zu den persönlichen Daten der arbeitnehmenden Person (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer), Angaben zum Arbeitgeber und zum Abrechnungszeitraum. Danach folgen Angaben zum Arbeitsverhältnis (Beschäftigungsgrad beziehungsweise Arbeitspensum), zur Lohnzusammensetzung (Grundlohn, Überstunden, Prämien, Zulagen, Sachleistungen) sowie zu den Lohnabzügen und schliesslich zum Nettolohn.

Weil das Gesetz keinen Katalog vorgibt, gilt ein praktischer Massstab: die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Eine Mitarbeiterin muss jeden Abzug nachrechnen können. Diese Angaben gehören deshalb auf jede Abrechnung:

• Arbeitgeber: Firma und Adresse
• Arbeitnehmende Person: Name, Adresse, AHV-Nummer, allenfalls Personalnummer
• Abrechnungsperiode und Auszahlungsdatum
• Beschäftigungsgrad, bei Stundenlohn zusätzlich Stundenzahl und Stundensatz
• Bruttolohn, aufgeschlüsselt nach Lohnarten: Grundlohn, 13. Monatslohn, Zulagen, Prämien, Naturalleistungen
• Jeder Abzug einzeln, mit Satz und Betrag: AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBU, allenfalls Krankentaggeldversicherung und Quellensteuer
• Nettolohn und, falls abweichend, der tatsächliche Auszahlungsbetrag
• Positionen ohne Geldfluss klar gekennzeichnet, etwa der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug

Bei Stundenlohn: Ferienentschädigung separat ausweisen

Bei Stundenlohn kommt eine Anforderung dazu, die auf ein Bundesgerichtsurteil zurückgeht. Die laufende Abgeltung des Ferienlohns mit dem Stundenlohn ist nur ausnahmsweise zulässig, nämlich wenn sie wegen unregelmässiger Beschäftigung objektiv nötig ist. Und sie wirkt nur, wenn «sowohl aus dem Arbeitsvertrag wie auch aus den periodischen Lohnabrechnungen klar ersichtlich ist, welcher Teil des Arbeitslohnes den Ferienlohnanspruch abgelten soll» (BGE 129 III 493, E. 3.2).

Der Vermerk «Ferien inbegriffen» genügt damit nicht. Wer den Prozentsatz und den Frankenbetrag ausweist, ist auf der sicheren Seite. Fehlt der Ausweis, kann die Arbeitnehmerin den Ferienlohn nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusätzlich einfordern, und der bereits bezahlte Zuschlag hilft dem Arbeitgeber dann nicht.

Vorlage, Muster und Rechner

Wer wenige Löhne abrechnet, braucht dafür keine Software. Eine sauber gebaute Tabelle genügt, solange die Sätze aktuell sind und die Bemessungsgrundlagen stimmen. Wir stellen drei Hilfsmittel bereit, kostenlos und ohne Registrierung.

Excel-Vorlage mit Formeln

Die Lohnabrechnung-Vorlage von Triana Treuhand rechnet selbst. Eingetragen werden Grundlohn, Alter, Kanton und einige Optionen, alles andere ergibt sich aus Formeln.

• Blatt «Lohnabrechnung»: Monats- oder Stundenlohn, 13. Monatslohn, Zulagen, Privatanteil Geschäftsfahrzeug, alle Abzüge einzeln, Nettolohn und Auszahlungsbetrag
• BVG nach koordiniertem Lohn: Eintrittsschwelle, Koordinationsabzug, Ober- und Untergrenze und die Altersgutschriften nach Art. 16 BVG sind hinterlegt. Ein eigener Kassenbetrag lässt sich überschreiben
• ALV-Obergrenze: ab CHF 12’350 Monatslohn fällt die Formel automatisch auf AHV/IV/EO allein zurück
• Blatt «Arbeitgeberkosten»: was der Lohn die Firma kostet, mit dem FAK-Satz Ihres Kantons
• Blatt «Sätze 2026»: alle Parameter an einer Stelle, mit Quellenangabe je Zeile. Ändert der Bund einen Wert, ändern Sie eine Zelle

PDF-Muster

Das PDF-Muster enthält dasselbe Beispiel wie weiter unten, ausgerechnet und beschriftet, dazu ein leeres Formular zum Ausfüllen von Hand.

Rechner

Der Rechner macht dasselbe wie die Vorlage, nur ohne Download. Er zeigt neben dem Nettolohn auch die Arbeitgeberkosten, denn die zweite Zahl fehlt in den meisten Rechnern.

Richtwerte. NBU-, BU- und Krankentaggeldprämien richten sich nach Ihrer Police, der BVG-Beitrag nach dem Reglement Ihrer Pensionskasse. Die Quellensteuer kommt aus dem kantonalen Tarif.

Zum Vergleich lohnt ein Blick auf die amtlichen Hilfsmittel: das SECO stellt in seiner Schritt-für-Schritt-Anleitung eigene Excel-Vorlagen für Monats- und Stundenlohn bereit. Sie sind auf Privathaushalte zugeschnitten und enthalten bewusst kein BVG.

Die obligatorischen Abzüge 2026

Das Schweizer Recht verpflichtet dazu, bestimmte Sozialversicherungsbeiträge vom Lohn abzuziehen. Der Arbeitgeber schuldet den Ausgleichskassen und Versicherern jeweils den ganzen Beitrag und holt den Arbeitnehmeranteil über den Lohnabzug zurück.

Abzug	Total	Arbeitnehmende	Arbeitgebende	Bemessungsgrundlage
AHV/IV/EO	10,6 %	5,3 %	5,3 %	AHV-pflichtiger Lohn, keine Obergrenze
ALV	2,2 %	1,1 %	1,1 %	bis CHF 148’200 im Jahr, CHF 12’350 im Monat
BVG	nach Reglement	nach Reglement	mindestens so hoch wie alle Arbeitnehmerbeiträge	koordinierter Lohn
Berufsunfall (BU)	nach Police	–	100 %	UVG-Verdienst bis CHF 148’200 im Jahr
Nichtberufsunfall (NBU)	nach Police	100 %	–	UVG-Verdienst bis CHF 148’200 im Jahr
Krankentaggeld (KTG)	nach Police	nach Vertrag oder GAV	nach Vertrag oder GAV	vertraglich festgelegt
Familienzulagen (FAK)	1,025 bis 2,75 % je Kanton	nur im Kanton Wallis, 0,13 %	den ganzen Rest	AHV-pflichtige Lohnsumme
Verwaltungskosten	nach Ausgleichskasse	–	100 %	nach Reglement der Kasse
Quellensteuer	kantonaler Tarif	100 %	–	quellensteuerpflichtige Bruttoeinkünfte

Die Gesamtbeitragssätze der ersten Säule sind seit 2021 unverändert: 8,7 % AHV, 1,4 % IV und 0,5 % EO ergeben 10,6 %, getragen zu je 5,3 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmerin. Beitragspflichtig ist man ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag. Die ALV-Obergrenze gilt pro Arbeitsverhältnis, nicht pro Person: wer zwei Anstellungen hat, kann den Plafond zweimal ausschöpfen. Das seinerzeitige Solidaritätsprozent auf hohen Löhnen ist seit dem 1. Januar 2023 abgeschafft.

BVG: der koordinierte Lohn, nicht der Bruttolohn

Der häufigste Rechenfehler auf Schweizer Lohnabrechnungen ist ein BVG-Abzug als fester Prozentsatz des Bruttolohns. So funktioniert die zweite Säule nicht. Versichert ist nach Art. 8 BVG nur ein Ausschnitt des Jahreslohns, der koordinierte Lohn:

1. Eintrittsschwelle: Die obligatorische Versicherung greift ab einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’680. Für Tod und Invalidität ab dem 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres, für das Alter ab dem 1. Januar nach Vollendung des 24. Altersjahres.
2. Koordinationsabzug: Vom Jahreslohn werden CHF 26’460 abgezogen. Versichert ist der Teil von CHF 26’460 bis und mit CHF 90’720.
3. Ober- und Untergrenze: Der koordinierte Lohn beträgt damit höchstens CHF 64’260. Liegt er unter CHF 3’780, wird er auf diesen Betrag aufgerundet.
4. Altersgutschrift: Auf dem koordinierten Lohn wird nach Alter gestaffelt gespart.

Altersjahr	Altersgutschrift auf dem koordinierten Lohn	Anteil Arbeitnehmende bei hälftiger Teilung
25 bis 34	7 %	3,5 %
35 bis 44	10 %	5 %
45 bis 54	15 %	7,5 %
55 bis 65	18 %	9 %

Ein Beispiel mit CHF 6’500 Monatslohn ohne 13. Monatslohn: Jahreslohn CHF 78’000, minus Koordinationsabzug CHF 26’460 ergibt einen koordinierten Lohn von CHF 51’540. Bei einer 42-jährigen Mitarbeiterin sind das 10 %, also CHF 5’154 im Jahr. Bei hälftiger Teilung trägt sie CHF 2’577 im Jahr oder CHF 214.75 im Monat. Mit einem 13. Monatslohn beträgt der Jahreslohn CHF 84’500, der koordinierte Lohn CHF 58’040 und der Arbeitnehmerabzug CHF 241.83 im Monat.

Zwei Dinge dazu, die in Beispielrechnungen meist fehlen. Erstens ist die Altersgutschrift nur der Sparteil; die Kasse verlangt zusätzlich Risiko- und Verwaltungskosten, weshalb der tatsächliche Abzug höher ausfällt als das gesetzliche Minimum. Zweitens verlangt Art. 66 Abs. 1 BVG, dass der Arbeitgeberbeitrag mindestens so hoch ist wie die gesamten Beiträge aller seiner Arbeitnehmenden, also in der Summe und nicht zwingend bei jeder einzelnen Person. Was konkret gilt, steht im Reglement Ihrer Pensionskasse (Art. 66 BVG).

Unfallversicherung: BU zahlt die Firma, NBU die Mitarbeitenden

Die Berufsunfallversicherung (BU) bezahlt der Arbeitgeber. Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) ist obligatorisch, wenn die wöchentliche Arbeitszeit bei diesem Arbeitgeber mindestens acht Stunden beträgt; wird dieses Mindestmass nicht erreicht, gelten Unfälle auf dem Arbeitsweg als Berufsunfälle. Die Höhe der Prämie richtet sich nach dem Betriebsrisiko. Der Arbeitgeber schuldet den gesamten Prämienbetrag und zieht den Arbeitnehmeranteil an der NBU-Prämie vom Lohn ab.

Drei Details, die oft untergehen. Der versicherte Verdienst ist auf CHF 148’200 im Jahr und CHF 406.– im Tag begrenzt; auf dem darüber liegenden Lohnanteil fallen keine UVG-Prämien an. Der NBU-Abzug darf nur vom Lohn derjenigen oder der unmittelbar folgenden Lohnperiode vorgenommen werden, nicht Monate später nachgeholt. Und abweichende Abreden sind nur zugunsten der Mitarbeitenden zulässig: der Arbeitgeber darf die NBU-Prämie freiwillig ganz oder teilweise übernehmen, umgekehrt aber nichts von der BU-Prämie überwälzen (Art. 91 UVG, Art. 13 und 22 UVV).

Was nicht zum AHV-pflichtigen Lohn gehört

Hier liegt die Stelle, an der selbst geübte Lohnbuchhaltungen stolpern. Die vier Bemessungsgrundlagen sind nicht identisch. Ein Lohnbestandteil kann AHV-frei und trotzdem UVG- und quellensteuerpflichtig sein. Die Grundlage für das BVG ist der massgebende Lohn nach AHVG, folgt also der ersten Spalte.

Lohnbestandteil	AHV/IV/EO und ALV	UVG-Verdienst	Quellensteuer
Grundlohn, 13. Monatslohn, Provisionen, Boni	ja	ja	ja
Zuschläge für Überzeit, Nacht- und Sonntagsarbeit	ja	ja	ja
Ferien- und Feiertagsentschädigung	ja	ja	ja
Privatbenützung des Geschäftsfahrzeugs, Verpflegung, Unterkunft	ja	ja	ja
Gesetzliche Kinder- und Ausbildungszulagen	nein	ja	ja
Effektiver Spesenersatz	nein	nein	nein
Krankentaggeld und Unfalltaggeld des Versicherers	nein	–	ja, als Ersatzeinkünfte

Quellen je Spalte: AHV/IV-Merkblatt 2.01, Ziffern 10 und 11; Art. 22 Abs. 2 Bst. b UVV; ESTV-Kreisschreiben Nr. 45, Ziffer 3.2.1.

Praktisch heisst das: die Kinderzulage wird nicht in die Basis für AHV, ALV und BVG gerechnet, aber in die Basis für die UVG-Prämien und in das satzbestimmende Bruttoeinkommen der Quellensteuer. Wer die Zulage in der Abrechnung unter die Quellensteuerzeile setzt, rechnet die Steuer zu tief und haftet dafür selbst.

Noch eine Regel für kleine Pensen: von einem massgebenden Lohn, der pro Arbeitsverhältnis CHF 2’500 im Kalenderjahr nicht übersteigt, werden die Beiträge nur auf Verlangen der versicherten Person erhoben. In Privathaushalten gilt diese Erleichterung nicht, dort sind die Beiträge immer zu zahlen.

Beispiel: Lohnabrechnung mit Geschäftsfahrzeug und Kinderzulage

Das Beispiel ist bewusst der unbequeme Fall, weil er drei Stolpersteine auf einmal enthält: eine Leistung ohne Geldfluss, eine Zulage mit unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen und die Quellensteuer.

• Monatslohn nach Vertrag CHF 6’140.–, kein 13. Monatslohn
• Geschäftsfahrzeug mit Kaufpreis CHF 40’000.– exklusive Mehrwertsteuer, private Nutzung erlaubt
• Ein Kind, Kinderzulage CHF 215.– nach dem gesetzlichen Mindestansatz
• Alter 42, Pensionskasse rechnet nach dem gesetzlichen Minimum, Beiträge hälftig geteilt
• Arbeitsort Zürich, quellensteuerpflichtig, Tarif C1 ohne Kirchensteuer
• NBU 1,20 % und Krankentaggeld 0,5 % Arbeitnehmeranteil nach Police

Position	Betrag in CHF
Grundlohn	6’140.00
Privatanteil Geschäftsfahrzeug (0,9 % von 40’000)	360.00
Bruttolohn, AHV- und BVG-pflichtig	6’500.00
Kinderzulage	215.00
Basis für UVG-Prämien und Quellensteuer	6’715.00
AHV/IV/EO, 5,3 % von 6’500	–344.50
ALV, 1,1 % von 6’500	–71.50
BVG, Arbeitnehmeranteil auf dem koordinierten Lohn	–214.75
NBU, 1,20 % von 6’715	–80.58
Krankentaggeld, 0,5 % von 6’500	–32.50
Quellensteuer, 5,87 % von 6’715 (Tarif ZH C1N)	–394.17
Total Abzüge	–1’138.00
Nettolohn	5’577.00
Privatanteil Geschäftsfahrzeug, kein Geldfluss	–360.00
Auszahlungsbetrag	5’217.00

Drei Punkte machen dieses Beispiel aus.

Der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug
Nach der Wegleitung zum Lohnausweis beträgt der zu deklarierende Betrag 0,9 % des Kaufpreises exklusive Mehrwertsteuer pro Monat, mindestens aber CHF 150.– bei einem Kaufpreis unter CHF 16’667.–. Bei CHF 40’000.– sind das CHF 360.– im Monat. Dieser Betrag ist «wie eine zusätzliche Lohnzahlung zu behandeln», also AHV-, UVG-, BVG- und quellensteuerpflichtig. Weil er aber nie auf ein Konto fliesst, wird er nach dem Nettolohn wieder abgezogen. Wie die Pauschale gegen das Fahrtenbuch abschneidet, steht in unserem Beitrag zum Privatanteil Geschäftsfahrzeug.

Die Kinderzulage steht über den Abzügen
Sie erhöht die Basis für die Quellensteuer und für die UVG-Prämien von CHF 6’500.– auf CHF 6’715.–, nicht aber die Basis für AHV, ALV und BVG. Genau in dieser Reihenfolge liegt der Unterschied zwischen einer korrekten und einer stillschweigend falschen Abrechnung. Wer sie unter die Abzüge setzt, rechnet nach dem Zürcher Tarif mit 5,65 % statt 5,87 %, also mit CHF 367.25 statt CHF 394.17 Quellensteuer, und die NBU-Prämie um CHF 2.58 zu tief. Beim Krankentaggeld ist die versicherte Lohnsumme dagegen vertraglich definiert und folgt in der Regel dem AHV-pflichtigen Lohn, hier also CHF 6’500.–.

Der Quellensteuersatz ist kein Schätzwert
Er stammt aus der Tarifdatei des Kantons Zürich für 2026, die die ESTV zum Import in Lohnbuchhaltungen veröffentlicht. Tarif C1 gilt für verheiratete Doppelverdienende mit einem Kind. Der Tarif läuft in Schritten von CHF 50.–: für die Stufe ab CHF 6’701.– beträgt der Satz ohne Kirchensteueranteil 5,87 %, mit Kirchensteueranteil 6,02 %. Die Datei gibt es kantonsweise bei der ESTV.

Was ein Lohn den Arbeitgeber wirklich kostet

Auf der Lohnabrechnung stehen die Arbeitnehmerbeiträge. Was die Firma zusätzlich trägt, sieht die Mitarbeiterin nicht, und in Budgets fehlt es regelmässig. Für das Beispiel oben sieht die Arbeitgeberseite so aus:

Arbeitgeberbeitrag	Satz	Betrag in CHF
AHV/IV/EO	5,3 %	344.50
ALV	1,1 %	71.50
Familienzulagen (FAK), Kanton Zürich	1,025 %	66.63
BVG, mindestens gleich hoch wie der Arbeitnehmeranteil	nach Reglement	214.75
Berufsunfallversicherung	0,80 % von 6’715	53.72
Krankentaggeld, Arbeitgeberhälfte	0,5 % von 6’500	32.50
Total Nebenkosten	12,1 % des Bruttolohns	783.60
Bruttolohn plus Nebenkosten		7’283.60

Ein Bruttolohn von CHF 6’500.– kostet den Betrieb also rund CHF 7’284.–, und das ohne den Verwaltungskostenbeitrag, den die Ausgleichskassen zusätzlich und allein zulasten der Arbeitgebenden erheben. Als Faustregel: mit etwa 112 bis 115 % des Bruttolohns rechnen. Die Kinderzulage ist darin nicht enthalten, weil der Arbeitgeber sie nur vorschiesst und mit der Familienausgleichskasse abrechnet.

Der einzige kantonal unterschiedliche Posten in dieser Liste ist der FAK-Beitrag. Die Spanne ist erheblich:

Kanton	FAK-Satz 2026
Aargau	1,45 %
Appenzell AI	1,60 %
Appenzell AR	1,60 %
Basel-Landschaft	1,30 %
Basel-Stadt	1,65 %
Bern	1,50 %
Freiburg	2,27 %
Genf	2,22 %
Glarus	1,40 %
Graubünden	1,50 %
Jura	2,75 %
Luzern	1,35 %
Neuenburg	1,80 %
Nidwalden	1,50 %
Obwalden	1,40 %
Schaffhausen	1,30 %
Schwyz	1,30 %
Solothurn	1,25 %
St. Gallen	1,80 %
Tessin	1,60 %
Thurgau	1,40 %
Uri	1,70 %
Waadt	2,37 %
Wallis	2,50 %
Zug	1,35 %
Zürich	1,025 %

Sätze der kantonalen Ausgleichskassen aus der Berechnungsvorlage des SECO, Stand 22. Dezember 2025. Die Familienausgleichskasse ist frei wählbar, Verbandskassen können abweichen. Zusätzliche Aufgaben, die einzelne Kantone der FAK übertragen haben, sind darin nicht enthalten. Den für Sie geltenden Satz bestätigt Ihre Ausgleichskasse.

Zwischen Zürich mit 1,025 % und Jura mit 2,75 % liegen 1,725 Prozentpunkte. Auf einer Lohnsumme von einer Million Franken sind das CHF 17’250.– Unterschied pro Jahr, allein durch den Kassenstandort. Der Kanton Wallis ist ausserdem der einzige, in dem auch Arbeitnehmende einen Anteil an die Familienzulagen leisten; der Staatsrat hat diesen Satz für 2026 am 16. Oktober 2025 auf 0,13 % festgesetzt.

Quellensteuer auf der Lohnabrechnung

Die Quellensteuer wird bei ausländischen Arbeitnehmenden ohne Niederlassungsbewilligung C erhoben, die in der Schweiz wohnen. Der zweite, oft vergessene Fall sind Personen mit Wohnsitz im Ausland, die in der Schweiz arbeiten: Grenzgängerinnen, Wochenaufenthalter, Verwaltungsratsmitglieder. Bei ihnen spielt die Staatsangehörigkeit keine Rolle, auch Schweizerinnen und Inhaber einer Bewilligung C sind quellensteuerpflichtig. Umgekehrt entfällt die Quellensteuer, wenn die in der Schweiz wohnhafte Person mit einer Schweizerin oder einem Inhaber der Bewilligung C verheiratet ist.

Der Quellensteuersatz richtet sich nach den kantonalen Ansätzen, die vom Lohnniveau, Familienstand, der Anzahl Kinder und der Konfession abhängen. Der Tarifcode setzt sich aus drei Zeichen zusammen: Buchstabe für die Situation, Ziffer für die Kinder, Y oder N für den Kirchensteueranteil. Tarifcode A gilt für Alleinstehende, B wenn nur ein Ehegatte erwerbstätig ist, C wenn beide erwerbstätig sind, H für Alleinstehende mit Kindern im gleichen Haushalt. Der frühere Tarif D ist mit der Reform 2021 weggefallen: in der Zürcher Tarifdatei für 2026 kommen die Buchstaben A, B, C, E, G, H, L, M, N, P und Q vor, ein D nicht mehr.

Die einbehaltene Quellensteuer wird vom Arbeitgeber entrichtet. Er haftet dafür in vollem Umfang, und zwar verschuldensunabhängig: auch Fehlinformationen der Mitarbeiterin entlasten ihn nicht. Es ist deshalb seine Aufgabe, die persönlichen Verhältnisse abzuklären und zu prüfen.

Monatsmodell oder Jahresmodell

Seit der Reform 2021 gibt es zwei verbindliche Berechnungsmodelle. Das Jahresmodell gilt in den Kantonen Waadt, Genf, Wallis, Freiburg und Tessin, das Monatsmodell in allen übrigen. Im Monatsmodell ist allein der im betreffenden Monat ausbezahlte Bruttolohn satzbestimmend. Im Jahresmodell wird der monatlich ausbezahlte Lohn zu dem Satz besteuert, der dem Jahreseinkommen entspricht; eine Glättung, die im Monatsmodell ausdrücklich nicht erlaubt ist. Praktisch heisst das: ein Bonus im Februar treibt im Monatsmodell den Satz dieses einen Monats stark nach oben, im Jahresmodell nicht.

Neuanstellungen von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden sind der kantonalen Steuerbehörde innert acht Tagen seit Stellenantritt zu melden. Ändern sich die persönlichen Verhältnisse, etwa durch Heirat, Geburt oder Konfessionswechsel, gilt dieselbe Frist von acht Tagen ab dem Ereignis.

Bezugsprovision: elektronisch abrechnen lohnt sich doppelt

Für seine Mitwirkung erhält der Arbeitgeber eine Bezugsprovision auf der abgelieferten Quellensteuer. Die Kantone setzen sie fest, die Spanne liegt zwischen 1 und 2 %. In acht Kantonen hängt der Satz davon ab, wie abgerechnet wird:

Kanton	elektronisch	auf Papier
Bern	2 %	1 %
Freiburg	2 %	1 %
Glarus	2 %	1 %
Graubünden	2 %	1 %
Luzern	2 %	1 %
Thurgau	2 %	1 %
Waadt	2 %	1 %
Wallis	2 %	1 %

Aus den Quellensteuertarifdateien der ESTV für 2026, Recordart 12. In den übrigen Kantonen ist der Satz für beide Wege gleich, zum Beispiel 2 % in Zürich und 1 % in Zug.

Wer Fristen für Anmeldungen, Mutationen oder Quellensteuerabrechnungen verpasst, verliert je nach kantonaler Regelung den Anspruch auf die Bezugsprovision. Auf zu spät bezahlten Quellensteuern kommen zusätzlich Verzugszinsen.

Noch ein Punkt für höhere Löhne: bei einem Bruttoeinkommen über CHF 120’000.– pro Jahr ist die nachträgliche ordentliche Veranlagung obligatorisch. Darunter kann die quellensteuerpflichtige Person sie beantragen, um Abzüge geltend zu machen, die der Tarif nicht oder nur pauschal berücksichtigt. Eine Neuberechnung der Quellensteuer ist bis zum 31. März des Folgejahres zu verlangen.

Lohnabrechnung, Lohnausweis und Lohnkonto

Drei Dokumente, die regelmässig verwechselt werden, obwohl sie verschiedenen Zwecken dienen.

	Lohnabrechnung	Lohnausweis (Formular 11)	Lohnkonto
Rhythmus	bei jeder Lohnzahlung	jährlich, bei Wegzug oder Todesfall sofort	laufend über das Jahr
Zweck	Nachvollziehbarkeit für die Mitarbeitenden	Steuererklärung	Grundlage für Lohndeklaration und Prüfungen
Empfänger	Mitarbeitende	Mitarbeitende, in acht Kantonen zusätzlich die Steuerverwaltung	intern, Revision und Ausgleichskasse
Form	frei, muss nachvollziehbar sein	Standardformular der Steuerkonferenz	frei
Grundlage	Art. 323b OR	Wegleitung zum Lohnausweis, DBG und StHG	Art. 143 Abs. 2 AHVV

Die acht Kantone, die vom Arbeitgeber ein Exemplar des Lohnausweises direkt verlangen, sind Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis. Im Kanton Luzern ist die direkte Zustellung an die Dienststelle Steuern freiwillig. Alle übrigen Kantone erhalten den Lohnausweis über die Steuererklärung der Mitarbeitenden.

Ein Detail für die Praxis: Lohnausweise sind zu unterzeichnen, bei vollautomatisiert erstellten Ausweisen kann auf die Unterschrift verzichtet werden. Eine Aufteilung auf mehrere Einzelausweise ist grundsätzlich unzulässig. Die Einzelheiten stehen in der Wegleitung zum Lohnausweis, gültig ab 1. Januar 2026.

Die Jahreslohndeklaration bei der Ausgleichskasse hat ihre eigene Frist: sie muss spätestens bis zum 30. Januar nach Ende des Beitragsjahres eingereicht sein. Bei verspäteter Einreichung fallen Verzugszinsen auf allfälligen Differenzen an.

Die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden

Typische Probleme entstehen durch veraltete oder falsche Beitragssätze, durch falsche Quellensteuersätze oder durch fehlende Registrierungen. Solche Fehler fallen oft erst bei der Jahresabrechnung oder bei einer Kassenrevision auf und führen dann zu Korrekturen über zwölf Monate. Diese Punkte lohnen eine Kontrolle:

• BVG als Prozent vom Bruttolohn. Richtig ist der koordinierte Lohn. Der Abzug fällt dann zu hoch oder zu tief aus, und beides muss korrigiert werden.
• Altersstufe im BVG nicht nachgeführt. Die Gutschrift springt am 1. Januar nach dem 34., 44. und 54. Geburtstag. Wer das vergisst, rechnet ein ganzes Jahr falsch.
• Kinderzulage in der falschen Zeile. Nicht AHV-pflichtig, aber UVG- und quellensteuerpflichtig. Steht sie unter der Quellensteuerzeile, ist die Steuer zu tief.
• ALV-Obergrenze ignoriert. Über CHF 12’350 Monatslohn fallen auf dem überschiessenden Teil keine ALV-Beiträge mehr an, über CHF 148’200 im Jahr gar keine.
• Privatanteil Geschäftsfahrzeug nur beim Lohnausweis berücksichtigt. Er gehört bereits monatlich in die Abrechnung, sonst stimmen die Sozialversicherungsbeiträge des ganzen Jahres nicht.
• Ferienentschädigung bei Stundenlohn nicht ausgewiesen. «Ferien inbegriffen» genügt nach BGE 129 III 493 nicht.
• Quellensteueranmeldung verpasst. Das Formular ist innert acht Tagen nach Stellenantritt einzureichen. Wer die Frist reissen lässt, riskiert den Verlust der Bezugsprovision.
• Kantonale Unterschiede übersehen. FAK-Satz, Quellensteuertarif, Berechnungsmodell und Zulagenansätze sind kantonal. Ein Umzug der Mitarbeiterin ändert die Abrechnung.
• Abrechnungen nicht archiviert. Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege. Nach Art. 958f OR gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, auf Papier oder elektronisch.

Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich eine aktuelle Lohnbuchhaltungssoftware für die automatische Abrechnung. Die Beitragssätze sind regelmässig zu aktualisieren, damit nicht mit veralteten Prozenten gerechnet wird. Ebenso wichtig ist es, alle Fristen für Abrechnung und Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen, Quellensteuern und Familienzulagen einzuhalten. Und ein Kontrollpunkt, den Software nicht übernimmt: einmal im Januar prüfen, ob sich bei einer Mitarbeiterin der Zivilstand, die Kinderzahl, die Altersstufe im BVG oder der Wohnkanton geändert hat.

Häufige Fragen

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, jeden Monat eine Lohnabrechnung auszustellen?

Ja, wenn monatlich ausbezahlt wird. Art. 323b Abs. 1 OR verlangt bei jeder Lohnzahlung eine schriftliche Abrechnung, und nach Art. 323 Abs. 1 OR ist der Lohn Ende jedes Monats auszurichten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist. Wird häufiger ausbezahlt, ist auch häufiger abzurechnen. Die Pflicht ist nach Art. 362 OR relativ zwingend und lässt sich vertraglich nicht wegbedingen.

Genügt eine Lohnabrechnung als PDF, oder braucht es Papier?

Das Gesetz verlangt eine schriftliche Abrechnung, schreibt aber keine Papierform vor. Die Zustellung als PDF per Mail oder über ein Mitarbeiterportal genügt in der Praxis, solange die Abrechnung vollständig, lesbar und dauerhaft abrufbar ist. Verlangt eine Mitarbeiterin ausdrücklich einen Ausdruck, ist es einfacher, ihn zu geben, als darüber zu streiten.

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnabrechnung erhalte?

Verlangen Sie sie schriftlich, am besten mit Frist. Der Anspruch ergibt sich direkt aus Art. 323b Abs. 1 OR und kann nicht abbedungen werden. Reagiert der Arbeitgeber nicht, führt der Weg über die Schlichtungsbehörde für Arbeitsrechtsstreitigkeiten Ihres Kantons. In arbeitsrechtlichen Streitigkeiten bis zu einem Streitwert von CHF 30’000.– werden weder im Schlichtungs- noch im Entscheidverfahren Gerichtskosten erhoben (Art. 113 und 114 ZPO). Ohne Abrechnung lässt sich weder prüfen, ob die Sozialversicherungsbeiträge abgeliefert wurden, noch ob der Nettolohn stimmt.

Wie berechne ich den BVG-Abzug?

Vom Jahreslohn den Koordinationsabzug von CHF 26’460.– abziehen. Das Ergebnis ist der koordinierte Lohn, höchstens CHF 64’260.–, mindestens CHF 3’780.–. Darauf die Altersgutschrift nach Art. 16 BVG anwenden: 7 % von 25 bis 34, 10 % von 35 bis 44, 15 % von 45 bis 54, 18 % von 55 bis 65. Bei hälftiger Teilung trägt die Mitarbeiterin die Hälfte. Das ist das gesetzliche Minimum; Risiko- und Verwaltungskosten sowie überobligatorische Pläne kommen nach Reglement der Pensionskasse dazu.

Sind Kinderzulagen AHV-pflichtig?

Nein. Gesetzliche Kinder-, Ausbildungs-, Haushaltungs-, Heirats- und Geburtszulagen im orts- oder branchenüblichen Rahmen gehören nicht zum massgebenden Lohn und sind damit auch BVG-frei. Sie zählen aber zum versicherten Verdienst der Unfallversicherung und zum quellensteuerpflichtigen Bruttoeinkommen. Die Mindestansätze betragen seit dem 1. Januar 2025 CHF 215.– für die Kinderzulage und CHF 268.– für die Ausbildungszulage pro Kind und Monat; die Kantone dürfen höher gehen und tun es meist.

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?

Zehn Jahre. Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege, und nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres. Die Aufbewahrung darf auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen, solange die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Quellen

• Obligationenrecht, Art. 323 und Art. 323b (Zahlungstermine und Lohnabrechnung)
• Obligationenrecht, Art. 361 und Art. 362 (unabänderliche Vorschriften)
• Obligationenrecht, Art. 958f (Aufbewahrung der Geschäftsbücher)
• AHV/IV-Merkblatt 2.01, Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026
• AHV/IV-Merkblatt 2.08, Beiträge an die Arbeitslosenversicherung
• AHV/IV-Merkblatt 6.08, Familienzulagen
• BVG, Art. 2, 7, 8, 16 und 66 (Eintrittsschwelle, koordinierter Lohn, Altersgutschriften, Aufteilung der Beiträge)
• UVG, Art. 91 und UVV, Art. 13 und 22 (Prämienpflicht, Teilzeit, versicherter Verdienst)
• ESTV, Kreisschreiben Nr. 45, Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern
• ESTV und Schweizerische Steuerkonferenz, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026
• ESTV, Quellensteuertarife 2026 für den Import in Lohnbuchhaltungssysteme
• SECO, Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Anmeldung der Arbeitsverhältnisse und die Abrechnung des Lohns
• Bundesgericht, BGE 129 III 493 vom 25. Juni 2003 (Abgeltung des Ferienlohns mit dem laufenden Lohn)